Eine Publikation der Swissprofessionalmedia AG
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Wissenschaft und Forschung: Ausgabe 09/2011, 11.09.2011

Stresstest für Ihre Geschäftsprozesse

Um mit der dynamischen Entwicklung in der Lebensmittelbranche Schritt zu halten, gehören die Geschäftsprozesse regelmässig auf den Prüfstand. Leistungsfähige Business-Softwarelösungen ­können erhebliches Potenzial entfalten und die «Fitness» erhöhen.

Vor Kurzem zwangen 20 000 Webzugriffe pro Sekunde den Server der Verbraucherschutzseite «www.Lebensmittelklarheit.de» in die Knie. Eindrucksvoller lässt sich das Interesse der Verbraucher an dem, was sie verzehren, nicht veranschaulichen. Wie wichtig bei so viel Sensibilität die Beherrschung der eigenen Prozesse ist, zeigt auch die Erschütterung des mühsam erarbeiteten Verbrauchervertrauens durch das EHEC-Desaster. Plötzlich war «Bio» scheinbar auch nicht mehr gesund. Fortwährend sind regulatorische Veränderungen – aktuell die Diskussion der Swissnessvorlage und die Revision des Lebensmittelgesetzes (LMG) – zu erwarten. Um die vielfältigen Anforderungen zu bewältigen, setzen nahezu alle Produzenten ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ein.
Dynamische Entwicklung. Nicht selten ist die vor Jahren implementierte Business-Software unverändert im Einsatz und genügt mitunter den heutigen Anforderungen nicht mehr. Die Verbreitung von Excel-Tabellen, der zunehmende Umfang von manuellen Tätigkeiten und Doppelspurigkeiten sind deutliche Zeichen. Auch an den Kennzahlen können Unternehmen die schleichende Entfernung der Geschäftsprozesse von der Leistungsfähigkeit der Softwarelösung ablesen. Steigende Reklamationsquoten, sinkende Liefertreue oder höhere Prozesskosten sind nur einige Beispiele. Es empfiehlt sich daher, in regelmässigen Abständen die eigenen Prozesse unter die Lupe zu nehmen. Die Überprüfung zeigt, ob die Prozesse noch schlank und durchgängig organisiert und in der IT abgebildet sind oder ob sich bereits Medienbrüche und Redundanzen eingeschlichen haben. Mitunter gibt es aufgrund der technischen Entwicklung bereits effizientere Möglichkeiten, um ans Ziel zu gelangen.
Für Ihr Unternehmen kann dieses Vorgehen gleich mehrfachen Nutzen stiften: Die Kundenzufriedenheit steigt, da Sie Ihre Prozesse neu und besser am Kunden ausrichten. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da die Prozesse wieder stimmig sind. Niemand beschäftigt sich auf Dauer gerne mit Unnötigem. Durch die rationelle Gestaltung der Prozesse lassen sich Kosten einsparen. Zudem unterstützt die Prozessbeherrschung die Einhaltung der regulatorischen Vorschriften.
Verantwortung Top-down – Anforderungen Bottom-up. Es wird deutlich, dass es sich bei der Geschäftsprozessoptimierung und dem Einsatz geeigneter Business-Softwarelösungen um den Verantwortungsbereich der Geschäftsleitung handelt. Diese sollte nicht an die Fachbereiche oder die Informatikabteilung delegiert werden. Für die praxisnahe Erarbeitung der Anforderungen an die zukünftigen Prozesse empfiehlt es sich, ein interdisziplinäres Projektteam einzusetzen. Bewährt hat sich zudem, die Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen. Aktives Change Management zahlt sich aus. Ergibt die Analyse, dass die Prozesse mit der bestehenden Softwarelösung nicht ausreichend umgesetzt werden können, kann die Evaluation einer neuen Business-Softwarelösung notwendig werden. Bevor Sie sich nun mit informationstechnischen Fragestellungen wie Datenbank, Programmiersprache oder der Installationsform – «on-premise» (im Hause) oder lieber «Hosting» beziehungsweise «Cloud» (ausser Haus) – befassen, sollten Sie sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren: Ihre Unternehmensziele und die sich daraus ergebenden Anforderungen an eine zukünftige Lösung. Umfangreiche Funktionskataloge verstellen dabei die Sicht auf das Wesentliche. Zielführender ist es herauszufinden, wie zuverlässig Ihre Prozesse durch die Anbieter unterstützt werden können. Bewährt hat sich die Fokussierung auf die Kernprozesse und eine entsprechende prozessorientierte Formulierung der Anforderungen.
Passende Lösung finden. Der Markt der ERP-Systeme und Anbieter ist über die Jahre gereift. Nahezu jedes System deckt die gesamte Funktionsbreite ab. Abhängig von Ihrer individuellen Unternehmensstruktur werden die Anforderungen mehr oder weniger umfangreich ausfallen. Es lohnt sich, die am Markt verfügbaren und speziell für die Lebensmittelbranche relevanten Leistungskomponenten auf deren Potenzial zur Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens hin zu überprüfen. Beispiele hierfür sind:
umfassendes Management Ihrer Kundenanforderungen und -aufträge
durchgängige Chargenrückverfolgbarkeit mit den relevanten Qualitätsdaten
automatisiertes Erfassen von Mengen, Gewichten und Chargeninformationen
Ansteuerung von Subsystemen, beispielsweise zur Produktkennzeichnung und Preisauszeichnung
Transparenz in Beständen, Disposition und Produktionsplanung
Verfügbarkeit von mobilen Kommissionierlösungen, Intralogistik und Lagerautomatisation
Vor- und Nachkalkulation mit Ermittlung der Deckungsbeiträge auf verschiedenen Stufen
Die Beantwortung dieser und ähnlicher Fragen erlaubt Ihnen, das vorhandene Branchen-Know-how der Anbieter mit Ihren Erwartungen abzugleichen und die Funktionstiefe festzustellen. Als Indikatoren für die Leistungsfähigkeit dienen die Referenzen der jeweiligen Anbieter in Ihrer Branche sowie die Branchenkompetenz der Projektmitarbeiter. Nicht zu vernachlässigen ist die Flexibilität der Softwarelösung, um auch zukünftig Anpassungen wirtschaftlich vornehmen zu können. Dabei sollte unbedingt die Releasefähigkeit beachtet werden, um spätere Folgekosten im Griff zu behalten.
Prozess- und Nutzenorientierung. Präsentationen und Workshops sollten denn auch die durchgängige, benutzerfreundliche Darstellung Ihrer Prozesse anstelle einer funktionsorientierten Produktvorführung umfassen. Achten Sie auf eine zeitgemässe und moderne Bedienbarkeit (Useability) der Softwarelösung. So werden Schulungsaufwände reduziert, die tägliche Arbeit vereinfacht und Ihre Mitarbeitenden werden optimal unterstützt, um motiviert zu arbeiten. Die Einführung einer neuen Lösung soll Ihrem Unternehmen den gewünschten Nutzen bringen. Deshalb sollte die Frage lauten: «Was kostet es und was bringt es?» Motivieren Sie die Anbieter, in Ihren Offerten den ganz konkreten Nutzen und Ihren Return on Invest (ROI) darzulegen. Beachten Sie auch die geplante Einsatzdauer eines ERP-Systems, im Durchschnitt sind das etwa zehn Jahre. Lassen Sie sich deshalb die Total Cost of Ownership (TCO) über Ihren Planungszeitraum darlegen. Dadurch werden Folgekosten, beispielsweise für Wartung, Support und zukünftige Releasewechsel, transparent.
Probefahrt machen. Um herauszufinden, ob die favorisierte Business-Software auch tatsächlich Ihre Anforderungen erfüllt, ist die Vereinbarung einer meist kostenpflichtigen Versuchsphase ein geeigneter Weg. Dabei werden zuvor definierte Kernprozesse anhand Ihrer konkreten Daten gemeinsam mit dem Projektteam am Live-System durchgespielt und diskutiert. Als Ergebnis erhalten Sie einen Nachweis über die Lösungsfähigkeit und erkennen die Lücken. Nun können Sie entscheiden, ob die Prozesslösungen zu Ihrem Unternehmen passen, der Anbieter nacharbeiten muss oder gar zusätzlich ein weiterer Anbieter genauer geprüft werden sollte.
Integriertes Risk Management. Einer von uns durchgeführten Studie zufolge rechnen 60 Prozent der Projektverantwortlichen auf Anwenderseite mit Risiken für das Unternehmen, sollte das Projekt scheitern. Um dieses Risiko zu minimieren, lässt sich für den beschriebenen Leistungsumfang in der Regel ein Festpreis mit dem Anbieter vereinbaren. In diesem Zusammenhang werden neben den Vertragsbedingungen auch die Meilensteine und konkreten Aufgaben in einem Projektzeitplan verbindlich festgehalten.
Der Stresstest. Wenn Sie sich unschlüssig sind, ob Ihre Geschäftsprozesse durch Ihre Business-Softwarelösung ausreichend unterstützt werden, können Sie Ihren eigenen Stresstest mit folgenden Fragen durchführen: Wie schnell und mit welchem Aufwand können Sie im Falle eines plötzlichen Schadenfalles die lückenlose Chargenrückverfolgung über die gesamte Prozesskette, einschliesslich der Qualitätsaufzeichnungen, darlegen? Sofort auf Knopfdruck? Ist dem nicht so, könnte in Ihrem Unternehmen Handlungsbedarf bestehen, um das Vertrauen der Verbraucher auch zukünftig sicherzustellen.

Andreas Geppert, Geschäftsführer
nextVision Consulting

Weitere Informationen:
nextVision Consulting
www.nextVision-Consulting.ch
Marktübersicht [433 KB]