Eine Publikation der Swissprofessionalmedia AG
Anlagen- und Apparatebau: Ausgabe 10/2015, 05.10.2015

Mineralwasserproduzentin nutzt Standardsoftware

Unter den Getränken gehört Mineralwasser zu den Stars. In Glas- oder PET-Flaschen abgefüllt, steht es nahezu in jedem Haushalt und jedem Büro zur Verfügung. Damit das auch in Zukunft so bleibt, sorgt bei einem Schweizer Produzenten ein durchdachtes ERP-System.

Autor: Peter Revai, Matek

Bilder: Goba AG

Mineralwasser gehört zu den beliebtesten Getränken. Für die Abfüllung sind moderne Anlagen zuständig, so auch bei Goba, einem der kleinsten Mineralwasserproduzenten der Schweiz. Damit das Unternehmen alle Prozesse fest im Griff hat, ist auch ein innovatives ERP-System nötig. Mit Hilfe eines individuellen Customizing der Standardsoftware, erfüllt die Mineralwasserproduzentin sämtliche branchenspezifische Anforderungen der Lebensmittelindustrie. Das Unternehmen erreichte durch die ABACUS-Lösung und die Implementierung durch «bsb.info.partner» eine hohe Automatisierung der Auftrags- und Produktionsabwicklung. Zu den unabdingbaren Voraussetzungen, die Goba als Lebensmittelproduzentin von einem ERP­-System benötigt, gehören branchenübliche Funktionen. So zum Beispiel um Chargen zurückzuverfolgen, Qualitätssicherungsprozesse zu unterstützen, ein komplexes Preis- und Rabattsystem abzubilden, Gebinde zu verwalten und Gebühren abzurechnen.

Hauptanforderungen an das ERP-System.

Der Getränkehandel kennt eine komplexe Preis­- und Rabattstruktur mit diversen Konditionsgruppen und Mehrwertsteuersätzen. Um die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden und ihrem spezifischen Wissen zu reduzieren, sowie die Effizienz bei der Auftragsabwicklung zu steigern, ist dies nun im Gesamtsystem abgebildet. Weil der International Food Standard verlangt, dass sich jedes Produkt – über eine zugewiesene Chargennummer vom Konsumenten bis zurück zur Produktion und zum Rohmaterial – lückenlos zurückverfolgen lassen müsse, legt die Mineralwasserproduzentin Prüfaufträge mit Quarantäne für die Qualitätssicherung im Programm an und verwaltet alle damit zusammenhängenden Informationen. Zudem waren Funktionen gefragt, um Kreditorenbelege einzulesen, weiterzuverarbeiten und elektronisch zu archivieren. Darüber hinaus sollte die Lösung auch CRM­-Aufgaben für den Aussendienst beherrschen und die Logistik unterstützen.

Von Null auf Hundert.

Die Umsetzung der Anforderungen von Goba in der Software nahm etwa acht Monate in Anspruch. Am 2. Januar 2014 erfolgte der «Livestart». Heute profitieren insbesondere die Aussendienstler von den individualisierten Funktionen zur Erfassung ihrer Kundenbesuche. Dabei können sie Gesprächsnotizen nach dem Motto «wer, wo, was, wieviel» im System ebenso eingeben, wie die Spesen für die Kundenbesuche. Die Verkaufsleitung hat den Vorteil, dass sie jederzeit über die Aktivitäten der Aussendienstler informiert ist und dank dem Wochenrapport eine Kontrolle inklusive der Spesenauslagen über jeden einzelnen erhält. Über die Funktion der Adressverbindung sind die Beziehungen der Getränkehändler zu den Endkunden abgebildet. Damit stehen jederzeit die richtigen Informationen zu jedem Händler, wie auch zu den Endkunden, in Form spezifischer Preise und Konditionen, zur Verfügung. Zudem zeigt ein Kundenstammblatt sämtliche Ansprechpartner, das Kundensortiment, die Werbe-­ und Sponsoringbeiträge sowie Umsatzzahlen der letzten beiden Jahre, was Goba-­Mitarbeitenden eine grosse Transparenz über das Unternehmensgeschehen bietet.

Branchenspezifisches Customizing.

Die Standardfunktionen der Auftragserfassung mussten die IT-Spezialisten aufgrund der Branchenanforderungen erheblich erweitern. Auch eine Maske zur Schnellerfassung von Telefonbestellungen ist dazugekommen. Damit sich Artikelzubehöre wie Gebinde und das PET-­Recycling im System ohne Zusatzaufwand verwalten lassen, haben die Spezialisten diese für jeden Artikel als Setpositionen abgebildet. Das beschleunigt die Auftragserfassung enorm. Leergebinde und Depot werden wie bei den Getränkehandelslösungen bei der Rücknahme auf dem Auftrag eingegeben und bei der Fakturierung der Monatsrechnung automatisch abgezogen. Die Möglichkeit, komplexe Preis-­ und Rabattfindungen für die einzelnen Kunden dem Programm zu überlassen, schätzen die Sachbearbeiterinnen bei Goba sehr. Mit der vom Reporting-Tool konzipierten Auswertung lassen sich Chargen, vom Rohstoff über die Zwischenprodukte bis hin zur Abfüllung und Auslieferung an Endkunden, auf Knopfdruck lückenlos verfolgen.

So hat Goba mit der ERP­-Gesamtlösung heute das kom- plette Unternehmenswissen über Kunden und Prozesse an einem zentralen Ort abgelegt und somit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen. Die angepassten Programmmodule und implementierten Prozesse haben aus der Standardsoftware ein optimales ERP-­System für Lebensmittelhersteller und den Getränkehandel gemacht.


Weitere Informationen:
ABACUS Research AG
www.abacus.ch
bsb.info.partner AG
www.bsb­info­partner.ch
Goba AG
www.mineralquelle.ch





Qualität hat bei der Mineralwasserproduzentin einen hohen Stellenwert, darum sind die QS-Prozesse in der ERP-Software abgebildet


Die Verwaltung der Gebinde ist mit einer intelligenten Lösung
wesentlich einfacher