Eine Publikation der Swissprofessionalmedia AG
IT-Hard- und Software ERP-Systeme: Ausgabe 06/2015, 15.06.2015

Business Software für komplexe Aufgaben

Ohne innovative Technik und ERP-Systeme läuft in Unternehmen buchstäblich nichts. So auch beim Tubenhersteller Combitool. Für alle Aufgaben der Buchhaltung und Lagerverwaltung ist jetzt ein modernes System verantwortlich, das auf Knopfdruck reagiert.

Autor: Peter Révai, Gesäftsführer Matek

Bilder: Abacus

Weder die Kosmetik-, noch die Pharma- und Lebensmittelbranche kommen ohne Tuben aus. Drei von vier weltweit eingesetzten Produktionsmaschinen für Tuben stammen aus der Schweiz. Zu den anerkannten Produzenten von Anlagen zur Herstellung von hochwertigen Laminat-Tuben zählt die Firma Combitool. Ihre Produktionslinien sind in der Lage, in einem Umlauf Tubenkörper zu fertigen, Köpfe aufzusetzen, Öffnungen zu versiegeln und zum Schluss die Deckel aufzuschrauben. Praktisch alle Maschinen sind für den Export bestimmt, wobei über 120 Anlagen bei rund 80 Kunden in 40 Ländern im Einsatz sind.

Prozesse transparent gemacht.

Der vor einigen Jahren als Geschäftsführer zum Unternehmen gekommene Hans Steurer hatte bei Amtsantritt den Überblick über die Zahlen wie etwa jene zu den Lager- und Auftragsbeständen, den Finanzen oder zu Nachkalkulationen der Anlagen vermisst. Hinzu kam, dass langjährige Mitarbeiter mit grossem Firmenwissen die Geschäftsprozesse führten. Die Buchhaltung arbeitete mit einer veralteten DOS-Lösung und eine selbst entwickelte Access-Datenbanklösung unterstützte die Auftragsabwicklung. Das alles hat 2010 den Anstoss gegeben, nach einer integrierten ERP-Lösung zu suchen. Ziel war es, damit die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. «Wir entschieden uns für Abacus, da das Unternehmen alles aus einer Hand anbieten kann, deren Finanzbuchhaltung in der Schweiz als Standard gilt, die Herstellerin in der Lage ist eine integrierte digitale Archivierung anzubieten, die ERP-Lösung ‹Swiss made› ist und der Vertriebspartner bsb.info.partner es verstand, unsere Anforderungen praxisorientiert zu lösen und in der Software abzubilden», sagt Projektleiter Beat Vollenweider.

Komplexe Stammdatenübernahme.

Die grösste Umstellung betraf die Lagerverwaltung. Die Daten wurden aus dem alten System in Excel ausgelesen, bearbeitet und anschliessend ins Abacus importiert. Insgesamt mussten die Fachleute bis zu 30 000 Artikel und Artikelgruppen übernehmen. Gleichzeitig organisierten die Spezialisten auch die Lagerverwaltung mit Lagerorten und -plätzen neu. «Dass alle Artikeldaten und Bestände auch wirklich stimmen, hätte sich spätestens letzten November offenbart, als nach der Firmenübernahme im Oktober die internen Controller alle gewünschten Daten auf Knopfdruck hätten geliefert bekommen», sagt der Projektleiter stolz. «Heute», so Wolfgang Sulzer, Technical Director von Combitool, «ist die Kapitalbindung im Lager viel kleiner geworden, da sich die Beschaffung nun dank der ERP-Lösung optimieren lässt.» Das Material lässt sich direkt aus den PPS-Aufträgen auslesen und als Artikel bestellen

Statt Textverarbeitung ein echtes Verkaufswerkzeug.

Früher erledigte die Auftragsdisposition alles in Word. Jetzt vereinfacht die Auftragsbearbeitung den Offertprozess dank einer hinterlegten Standardofferte markant. Das habe gemäss Sulzer dazu beigetragen, diesen zu vereinheitlichen. Als Spezialität gilt, dass die in den Artikelstammdaten angelegte «Grundmaschine» sich dank verschiedenen Optionen und entsprechenden Werkzeugen gemäss den individuellen Kundenwünschen nun leichter als zuvor für eine konkrete Offerte erweitern lässt.

Dank des programmunterstützten Prozesses geht bei einer Offerte praktisch nichts mehr vergessen. Dies wirkt sich, sofern es zu einem Auftrag kommt, dann auch handfest auf die Rendite aus, da damit auch alle nachfolgenden Schritte erleichtert werden.

Nach wie vor führen Mitarbeiter die Auftragslisten und die Produktionsaufträge auf Papier. Die Verkaufsaufträge dagegen bestätigen sie elektronisch via E-Mail. Lieferantendokumente werden mit AbaScan eingelesen respektive beim Produktionsauftrag und bei der Lieferantenbestellung digital abgelegt. Eingehende Lieferantenrechnungen scannt das Personal ebenfalls, archiviert im Dossier und ordnet den Vorgang der Kreditorenbuchung zu.

In der Praxis erfolgreich.

Mit Einführung der Software und der Implementierung durch bsb.info.partner sind nun alle relevanten Prozesse bei Combitool abgebildet und somit gut dokumentiert. Die Forderung, Informationen übersichtlich aufzubereiten, haben die Experten eingelöst: Die Business Software zeigt über jede Anlage den erwirtschafteten Deckungsbeitrag. Sie ist dazu nicht nur zum Projektabschluss in der Lage, sondern auch über die gesamte Lebensdauer einer Anlage. Auch Kundeninformationen lassen sich in einem Verkaufsauftrag anzeigen, indem Daten aus der Debitorenbuchhaltung wie der aktuelle offene Posten, die Kreditlimite oder auch Informationen zur Zahlungsmoral des Kunden angezeigt werden. Im Artikelstamm ist das Info-Cockpit zudem in der Lage, Verbrauchszahlen für Einkauf, Verkauf und Produktion auf einen Blick darzustellen.

«Nach zwei Jahren Erfahrung kann ich die ERP-Software mit gutem Gewissen anderen Maschinen- und Anlagenbauern empfehlen», resümiert Sulzer. Dank der kompetenten und praxisorientierten Beratung und Implementierung sei Abacus ein Programm, das sich optimal an die Bedürfnisse eines Produzenten und KMU wie Combitool anpassen lasse.


Weitere Informationen:
ABACUS Research AG, www.abacus.ch




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