Eine Publikation der Swissprofessionalmedia AG
Prozessautomatisierung: Ausgabe 12/2016, 06.12.2016

«Software muss leben»

ERP-Systeme haben einen grossen Einfluss auf unternehmensinterne Prozesse. Auf die individuellen Bedürfnisse eines Betriebs angepasst, stellt ein ERP-System eine grosse Unterstützung dar.

Autor: OPAG Informatik AG

Bilder: OPAG Informatik AG, D`Angelo

Seit 30 Jahren stellt D’Angelo Bio-Pasta her, in erster Linie gefüllte Teigwaren, wie zum Beispiel Tortellini, Tortelloni oder Ravioli. «Wir haben von Anfang an vegetarisch und vegan produziert», sagt der Geschäftsführer Helmut Strupp und fügt an: «Doch zuerst war uns das noch gar nicht bewusst und so haben wir auch nicht speziell darauf aufmerksam gemacht. Mittlerweile haben wir das natürlich auf der Packung entsprechend deklariert.» D’Angelo produziert im Einschichtbetrieb, zentral in Saarwellingen, im Schnitt 4 t pro Tag für den europäischen Markt.

Software aus der Region.

Hohe Ansprüche an das Produkt, die Chargenführung, vor allem aber auch die Rückverfolgbarkeit verlangen nach einem geeigneten ERP-System. «Seit Beginn der Firmentätigkeit setzten wir eine Software ein, die gar nicht für die Lebensmittelproduktion konzipiert wurde», erinnert sich Strupp. So machte er sich 2009 auf die Suche nach einem passenden Lieferanten und stellte fest, dass ganz in der Nähe die Firma Sigmatech das ERP-System Casymir vertreibt. Doch nicht nur die geografische Nähe war entscheidend, vor allem der gute Support mit modernen Remote-Tools war ein wichtiges Kriterium. Strupp: «Die Software muss leben und immer wieder angepasst werden damit sie funktioniert. Aus früheren Erfahrungen haben wir gelernt, dass ein Programm, das wir nicht immer wieder aktualisieren, mit der Zeit keinen Wert mehr hat. » Weil die Fachleute Casymir spezifisch auf die Anforderungen der Branche anpassen, ist die Einführung ein kontinuierlicher Prozess.

Schnelle Inventur.

Es sind nicht nur neue Zertifizierungen oder neue Produkte die hinzukommen, sondern auch neue Anforderungen. Im laufenden Betrieb sieht Strupp die Kunden als Tester, die ständig zurückmelden wo sich noch etwas besser lösen liesse oder welche zusätzlichen Anforderungen noch abgedeckt sein müssen. Das funktioniert aber nur mit einem guten Support. «So hat sich auch bei uns nach und nach herauskristallisiert was wir alles noch brauchen», sagt der Geschäftsführer. Ein Beispiel ist die Lagerführung. Der Pastaproduzent hat sich für eine mobile Lösung entschieden, bei der Buchungen oder auch die Inventur automatisch mit Scannern funktioniert. Strupp: «Früher mussten wir für die monatliche Inventur Waren von den Regalen räumen und auszählen. Heute können wir das direkt über Barcodes viel schneller und genauer erledigen.»

Elektronischer Datenaustausch.

Ein anderes Beispiel ist EDI (Electronic Data Interchange) und bedeutet, dass es keinen Papierverkehr mehr gibt. Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen gelangen elektronisch zum Adressaten. Diese standardisierte Datenschnittstelle ist direkt im ERP-System integriert. «Auf Druck unserer Geschäftspartner mussten wir diese Anforderung auch umsetzen weil die grossen Zentrallager nur noch mit EDI arbeiten. Das war mit ein Grund warum wir auf Casymir gewechselt haben denn diese Software beherrscht das bereits», erklärt Strupp.

Bei D’Angelo funktioniert das so: Die Bestellung des Kunden wird automatisch in Casymir eingelesen. Das System legt selbständig einen Auftrag an und fügt die Kundendaten sowie die bestellten Produkte ein. Der nächste Schritt ist das Starten der Produktion. Mit der Lieferung der Ware übertragen Verantwortliche den Lieferschein wie auch die Rechnung elektronisch an den Kunden. «Dazwischen gibt es einen Provider, der die Daten an das jeweilige ERP-System des Kunden anpasst. Aus diesem Grund brauchten wir bei der Einführung auch etwa zwei bis drei Monate, bis all diese Anpassungen umgesetzt waren», sagt der Geschäftsführer.

Digitales Rechnungsarchiv.

Aktuell installiert das Unternehmen eine zusätzliche Lösung für das Dokumentenmanagement. Strupp: «Das ist einfach ein grosser Datenspeicher wo wir unsere Rechnungen elektronisch ablegen. Auch das können wir direkt aus dem ERP-System machen.» Derzeit befindet sich D‘Angelo in einer Übergangsphase und legt neben den elektronischen Rechnungen auch noch wie früher die Aus- drucke ab. «Wenn uns das Finanzamt aber grünes Licht gegeben hat, werden wir diese Dokumente nur noch elektronisch ablegen. Das ist einfacher und braucht keinen Platz mehr für ein umfangreiches Archiv», erklärt Strupp. Das Dokumentenmanagement spart Zeit und erhöht die Transparenz, weil die Daten durch sichere Verbindungen überall abrufbar sind. Ausserdem stellt das System auch alle Daten zur IFS-Zertifizierung bereit.

Der Support spielt eine wichtige Rolle.

Die Umstellung bedeutete für die Mitarbeitenden viel zusätzliche Arbeit. «Sie waren aber von Anfang an mit Begeisterung dabei, weil wir gesehen haben, dass die neue Software besser funktioniert und viele Vorteile bringt, wie zum Beispiel Datentransparenz», so Strupp. D’Angelo verwendet fast ausschliesslich Standardmodule von Casymir. Anzupassen gab es von dieser Seite wenig. Gut eine Woche waren die Mitarbeiter mit Hilfe von Sigmatech dabei, die Datenbasis ins neue System zu übernehmen, damit beispielsweise die Lager richtig angelegt waren. Danach folgte nur noch das Auffüllen mit den Daten. Strupp: «Im Nachhinein gab es noch einiges anzupassen, was wir erst im Betrieb merkten. Das war aber aufgrund des guten Supports eine Kleinigkeit.» Aktuell beschäftigt der Pastaproduzent 32 Mitarbeiter. «Durch den Einsatz dieses ERP-Systems konnten wir die Arbeitsabläufe in unserem Betrieb optimieren», erinnert sich der Geschäftsführer.

Hilfe bei der Zertifizierung.

Ein weiterer Punkt, bei dem die Vorteile des Systems voll zum Tragen kommen, sind Qualitätsaudits. Strupp erklärt: «Damit wir das Biolabel erhalten, muss jeder Lieferant von uns auch Biozertifiziert sein. Das heisst, es muss auf jedem Lieferschein und jeder Rechnung dokumentiert sein, dass die Ware aus kontrolliert biologischem Anbau stammt.» Der Teigwarenhersteller muss einmal im Jahr eine Zertifizierung machen. Dabei kommt ein Auditor ins Haus, der einen Mengenabgleich durchführt und die Unterlagen prüft. Mithilfe des Mengenabgleichs lässt sich genau feststellen, wie viele Biorohstoffe der Pastaproduzent eingekauft und wie viele er verarbeitet hat. «Das heisst anhand unserer Rezepturen rechnet der Auditor hoch wie viele Rohstoffe wir verarbeitet haben. Dann kontrolliert er, ob diese Mengen mit den Rechnungen übereinstimmen. Diese Daten sind mit Casymir nun sehr übersichtlich und schnell abrufbar», sagt Strupp.

Flexibel in die Zukunft.

In der nächsten Zeit plant der Geschäftsführer eine Vergrösserung: «Weil wir zu wenig Lagermöglichkeiten haben, werden wir erweitern und noch eine Lagerhalle anbauen. Die Produktion stellen wir so um, dass wir mit mehr als einer Schicht arbeiten können. Auch da sind wir mit dem ERP-System gut aufgestellt, weil sich die Software flexibel an diese Erweiterungen anpassen lässt.»



Weitere Informationen:
OPAG Informatik AG
www.opag.ch