Eine Publikation der Swissprofessionalmedia AG
Materialfluss und Logistik: Ausgabe 04/2017, 03.04.2017

Eiskalt ans Ziel

Die Lebensmittelindustrie ist bei Tiefkühlprodukten auf eine durchgehende Kühlkette angewiesen. Damit es zu keinen Unterbrüchen kommt, setzt eine Spedition auf eine innovative Software.

Autor: Niklas Bädjer, PR-Beratung

Bilder: TSK logistik

Die termingerechte Auslieferung von Waren hat in der Tiefkühllogistik oberste Priorität. Verzögerungen der Transportprozesse gefährden die Einhaltung der Kühlkette. Zur Wahrung dieser müssen die Abläufe genau aufeinander abgestimmt sein, sonst droht der Verlust der TK-Waren. Um den gesamten Transportablauf weiter zu automatisieren, implementierte TSK Logistik die Transportmanagementsoftware Winsped. Besonders im administrativen Bereich kommt der Tiefkühlspedition der IT-Einsatz zugute.

Tiefkühlpizza und -lasagne, -schnitzel oder -fischstäbchen, gefrorene Beeren, Erbsen oder Bohnen: Die von den Transportspezialisten beförderten Waren umfassen den gesamten TK-Bereich. Rund 8500 Aufträge bearbeitet die Spedition etwa pro Monat – eine Vielzahl davon für einen grossen international agierenden Tiefkühllogistiker. Die Auftragsabwicklung zog für die Spedition bisher jedoch viel Arbeitsaufwand nach sich, da das Unternehmen für die Dispositionsverwaltung, die Abrechnung und das Controlling sowie die Archivierung drei verschiedene Systeme einsetzte. «Die unterschiedlichen Lösungen verfügten untereinander auch nur über sehr schlechte Schnittstellenverknüpfungen», erklärt Georgios Kapouranis, Geschäftsführer von TSK Logistik. «Darum war eine IT-Neuausrichtung unausweichlich.»

Systemintegration ein entscheidender Faktor.

Bei der Suche nach einer neuen Lösung lag das Hauptaugenmerk auf der Flexibilität der Anwendung. Da der Grosskunde aus dem Tiefkühlbereich für die Logistiksparte bereits die Transportmanagement-Software Winsped erfolgreich einsetzte, entschied Kapouranis, sich näher mit der Lösung von LIS Logistische Informationssysteme zu beschäftigen. «Neben dem modularen Aufbau sprachen für das System vor allem die vereinfachte Systemintegration und Schnittstellenkonfiguration zwischen unserem Kunden und uns», erklärt Kapouranis. «In dem Zuge hat es uns natürlich auch überzeugt, dass unser Kunde bereits seit Jahren erfolgreich mit der Software arbeitet.»

Spedition nutzt unterschiedliche Module.

Als weitere wichtige Faktoren kamen der Funktionsumfang und die Projektabwicklung hinzu. «Die Anwendungsmöglichkeiten der Software sowie die gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit haben uns schnell überzeugt. Wichtig war uns auch ein hoher Automatisierungsgrad. Dieser war mit Winsped gleich gegeben», verdeutlicht der Geschäftsführer. Mittlerweile setzt das Transportunternehmen die Lösung bereits seit mehreren Monaten ein. Mit der speditionellen Abwicklung, dem Ladungsverkehr, der Lademittelverwaltung, der Fuhrparkterminverwaltung, der Personalverwaltung, dem Statistikmodul und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) nutzt die Spedition ein ganzes Packet an Funktionsbausteinen. Aktuell arbeiten etwa 14 Mitarbeiter mit der Software und rund 190 Fahrzeuge sind in die Prozessabwicklung mit Winsped integriert.

Automatisierte Auftragsabwicklung.

Bei Transportspezialisten erfolgt die erste Auftragsannahme in der Regel per Telefon. Ein entsprechender Auftrag kommunizieren die Kunden zunächst telefonisch, den dann das Unternehmen entweder annimmt oder verwirft. Im Falle einer Auftragsannahme übermittelt der Kunde den elektronischen Auftrag über die Softwareschnittstelle automatisch in das System der Tiefkühl- spedition. Alle relevanten Transportdaten liegen den Mitarbeitern so unmittelbar vor. «Die übermittelten Informationen verarbeitet dann unsere Disposition weiter», erklärt Kapouranis. «Das heisst sie prüft, passt gegebenenfalls an, disponiert und leitet die Infos an den durchführenden Mitarbeiter weiter.» Im nächsten Schritt integriert die Spedition die eingereichten Transportbelege in das Transportmanagementsystem und fügt die entsprechenden Sendungen hinzu. Sobald die Unterlagen vollständig sind, erfolgt die Abrechnung der kompletten Tour über Winsped. Der Einsatz des DMS zur Archivierung der Belege hilft zudem, die Papierflut im Tagesgeschäft zu bewältigen.

«Dank des hohen Automatisierungsgrads der Prozesse und der Schnittstellenkonfiguration, ist eine manuelle Auftragserfassung nur noch sehr selten erforderlich», so der Geschäftsführer. «Die Bewertung und Abrechnung von Touren funktioniert mit Intervalljobs automatisch.» Auch die Kommunikation mit Fremdsystemen liess sich über die Bereitstellung von Schnittstellen realisieren, um beispielsweise das Zusammenspiel mit der Buchhaltungssoftware Datev zu gewährleisten. Ausserdem stellten Fachleute ein aufwendiges Konverterpaket zusammen, um einen Grossteil der übermittelten Informationen automatisiert zu verarbeiten und somit den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Der grösste Vorteil für die Spedition betrifft die Zeitersparnis im administrativen Bereich. Durch die Integration des Systems in allen administrativen Abteilungen liegen notwendige Informationen umgehend und vollständig vor. So können alle Mitarbeiter jederzeit auf die Daten zur weiteren Verarbeitung zugreifen. Des Weiteren liess sich durch die Software eine akkuratere Trennung der Aufgabengebiete einzelner Abteilungen umsetzen.

Telematik im Einsatz.

Die Kommunikation mit den Fahrzeugführern handhabt das Unternehmen über den Einsatz von Telematik. Alle relevanten Informationen wie Sendungs- und Tourdaten schickt die Disposition direkt auf das Telematikendgerät im Lkw. Die effizientesten Strecken ermittelt das System dabei automatisch. Es berechnet auch Lenk- und Ruhezeiten und hilft Mehrkilometer zu vermeiden. Alle Fahrzeug- und Mitarbeitertermine berücksichtigt die Software ebenfalls, sodass nur Lkw und Fahrer eingeplant werden, die auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Abwesenheiten aufgrund von Urlaub und Krankheit oder Werkstatt- und TÜV-Termine der Fahrzeuge fliessen automatisch in den Einsatzplan ein.

System soll weiter wachsen.

Die Spedition will zeitnah das Transportmanagementsystem erweitern. Eine neue Telematiklösung ist bereits in Planung. Ziel ist es, auch die Daten der Trailer über Telematik einzubinden. «Gerade für den Tiefkühlbereich ist dies der nächste logische Schritt. So können wir dann beispielsweise auch die Temperaturdaten in Winsped überwachen», verdeutlicht der Geschäftsführer. Sobald die Daten nur minimal variieren, erscheint dann automatisch eine Alarmmeldung im System. So will die Spedition die Automatisierung noch weiter vorantreiben und sorgt dafür, dass beim Transport von Tiefkühlprodukten alles eiskalt am Ziel eintrifft.

 


Weitere Informationen:
TSK Logistik GmbH & Co.KG
http://tsk-logistik.com

 



Mit der innovativen Software kann die Disposition alle Transporte überwachen