Eine Publikation der Swissprofessionalmedia AG
Ausgabe 04/2018, 02.04.2018

Im Büro ist auch der Kühlschrank intelligent

Der in Holz verkleidete, intelligente Kühlschrank von Felfel ist eine Lösung, um Mitarbeitenden eine gesunde Verpflegung anbieten zu können. Die Software im Hintergrund arbeitet derweil dafür, dass bei Felfel bei den betriebswirtschaftlichen Abläufen alles reibungslos klappt.

Traditionelle Mitarbeiterverpflegung ist eine teure Angelegenheit für den Arbeitgeber und typischerweise mit viel Administration verbunden. Für die Mitarbeitenden ist das Mittagessen im Restaurant oft zeitaufwendig und in der Regel teuer. Sandwiches sind meist keine gute Alternative für eine gesunde Verpflegung und auf Dauer eintönig. In diese Lücke springt Felfel mit ihrem Konzept: Essen wie im Lieblingsrestaurant für jeden Mitarbeitenden, nur viel günstiger: Mittagessen ab 8.- Franken, Frühstück und Snacks ab 1.50 Franken. Die über 20 frischen Gerichte ändern sich wöchentlich und werden täglich von lokalen Köchen in der Schweiz zubereitet.

Wie funktioniert das?

Felfel ist ein «Rundum-Service». Der Arbeitgeber bezahlt eine fixe, monatliche Servicepauschale – Felfel übernimmt den kompletten Service für die Verpflegung. Das einzige, was der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, ist eine Steckdose. Mit dem Badge können die Mitarbeitenden Essen beziehen, bezahlt wird mit der Kreditkarte, welche mit dem Badge verknüpft ist. Mit dieser Technologie hat Felfel eine Lösung geschaffen, womit jedes Unternehmen ab 50 Personen ihren Mitarbeitenden gesunde Verpflegung anbieten kann. Bereits über 80 Betriebe haben sich bei der Mitarbeiterverpflegung für Felfel entschieden.

Die Software im Hintergrund

Die Software zur Bewirtschaftung der Kühlschränke ist eine Eigenentwicklung von Felfel. Für betriebswirtschaftliche Abläufe vertraut das Unternehmen Abacus. Evaluiert wurden mehrere Anbieter. Den Ausschlag zugunsten der Abacus-Software habe unter anderem ein gutes Gefühl gegeben, so Jürg Schläpfer, CFO von Felfel. Seine Begründung: «Ich kannte Abacus von meiner früheren Tätigkeit bei einem grossen Wirtschaftsprüfer und wusste, dass die Lohnverarbeitung von Abacus das Nonplusultra in der Schweiz ist. Sogar internationale Konzerne, die sonst andere Lösungen benutzen, wickeln ihre Löhne hierzulande mit Abacus ab.» Wichtig war zudem, dass die Abacus-Software skalierbar ist und somit mit einem steigenden Datenvolumen gut klarkommt. Sollten neue Bedürfnisse entstehen, kann die Abacus-Software problemlos erweitert werden. Zum Entscheid beigetragen hat aus- serdem, dass mit Fidevision ein kompetenter Abacus-Partner zur Verfügung steht.

Die Zeit von der Evaluation bis zur Inbetriebnahme war kurz: Die Implementierung sollte lediglich fünf Wochen beanspruchen. Dieses Ziel wurde weitgehend erreicht. Der papierlose Visumsprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip war schnell eingeführt und hat sich seitdem bewährt. Bereits einen Monat später wurden auch die Löhne über Abacus abgewickelt.

Prioritär für Felfel waren die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Die Abo-Daten mit den Informationen, welcher Kunde wie viele Kühlschränke unter Vertrag hat, der Preis, das Verrechnungsintervall und die Kontaktperson werden im Kundenstamm der Debitorensoftware verwaltet. Das Verrechnen des Services erfolgt einfach: Beim Starten des Fakturierungsprogramms muss nur der Debitor eingegeben werden. Danach werden sämtliche benötigte Daten aus dem Kundenstamm in den Auftrag geladen und die entsprechenden Fakturierungspositionen erzeugt. Die Mitarbeitenden müssen den erstellten Rechnungsvorschlag noch prüfen und bestätigen, womit schliesslich eine Fakturierung abgeschlossen ist. Gleichzeitig wird das «Verrechnet bis»-Datum zurück in den Kundenstamm geschrieben. Die Rechnung wird zusammen mit weiteren Informationen zum Vertrag per E-Mail an die zuständige Kundenbetreuerin geschickt, die sie mit persönlichen Worten an den Kunden weiterleitet. Damit man bei Felfel weiss, wann welche Gebühren zur Fakturierung fällig sind, wurde von Fidevision ein Report erstellt, der die offenen Fakturierungen der folgenden drei Wochen ausweist.

Als praktisch erwiesen hat sich für die Felfel-Mitarbeitenden auch AbaCliK. Dank dieser App können sie Spesen auf ihrem Smartphone erfassen, indem sie die Belege fotografieren und sie anschliessend zur Weiterverarbeitung den Vorgesetzten senden. Das System bietet nur so viele Optionen, Konti und Spesenarten an, wie nötig sind und mit dem Teamleiter definiert wurden. Das zuvor eingesetzte System stellte zwar mehr Möglichkeiten zur Verfügung, verlangsamte aber die Anwendung unnötig und wies zudem mehr Fehlerpotenzial auf. Von AbaCliK werden die Daten ins Lohnsystem von Abacus übergeben, wo sie für die weitere Verarbeitung zur Verfügung stehen.

Felfel zeigt sich zufrieden: Das System laufe stabil und bei Bedarf sei der Support durch Fidevision rasch und zuverlässig zur Stelle, berichtet Schläpfer. Weil Abacus ausbaubar ist, denkt man daran, inskünftig auch andere Unternehmensprozesse von Felfel ins Abacus zu integrieren.

Felfel AG www.felfel.ch Abacus Research AG www.abacus.ch



Der Kühlschrank fürs Büro: Mit einem Badge können die Mitarbeitenden das Essen aus dem Felfel-Kühlschrank beziehen. (Bilder: zvg)


Felfel eignet sich für Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl ab 50 Personen.

Über Felfel

Felfel hat eine Technologie entwickelt für den Verkauf von frischen Produkten am Arbeitsplatz. Mit Felfel können Firmen ihren Mitarbeitenden ein wöchentlich änderndes Menü von über 40 Produkten anbieten. Die Gerichte werden täglich von lokalen Chefs gekocht, die Produkte stammen von Familienbetrieben, Zutaten sind saisonal und lokal. 2017 erhielt Felfel den Swiss Economic Forum Award.